Регламентация деятельности службы ДОУ

Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей.

Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:

. Общие положения

. Функции

. Должностные обязанности

. Права

. Ответственность

. Взаимоотношения

Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.

В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.

В должностные обязанности документоведа входит:

участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;

ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;

участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;

обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;

разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администрации;

принятие мер по упорядочению состава документов и организации документооборота;

разработка классификаторов видов документов, табеля форм документов;

участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных систем, применяемых службой документационного обеспечения правления;

контроль за организацией работы с документами, правильностью формирования дел, обеспечением их сохранности;

внесение предложений руководству по совершенствованию работы с документами на базе компьютерных технологий и традиционных форм;