Система информационно-справочной документации

Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации или руководителем структурного подразделения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Экспертизу ценности данных документов, так же проводилась под надзором главного специалиста канцелярии, мною. Все это можно объяснить загруженностью канцелярии, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Новочебоксарска:

. В первую очередь необходимо совершенствовать существующие нормативно-методические документы. Например инструкция по делопроизводству в администрации создана на основе "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая была заменена "Правилами ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", принятых постановлением правительства в 2009 году.

. Даже в условиях системы электронного документооборота, в администрации преобладает бумажный документооборот. Необходимо, выполняя государственную программу, повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта.