Внутренняя среда организации
Создание и деятельность каждой организации происходят в конкретной обстановке, определяющей вид данной организации и порядок ее функционирования. Эту обстановку можно условно разделить на две части.
Те элементы обстановки, которые влияют на организацию изнутри и являются ее собственной частью, называют внутренней средой организации. Элементы обстановки, воздействующие на организацию извне, как бы со стороны, относят к внешней среде организации.
Внутренняя среда организации определяется ее структурой и органами управления.
Под структурой управления организацией понимается взаимное расположение ее элементов и характер связей между ними. Существуют три основные, принципиально отличающиеся организационные структуры: линейная, функциональная и целевая. Каждой соответствует одноименная система управления.
Линейная система обеспечивает управление по линии прямого подчинения - сверху - вниз. Через эту систему руководители доводят до каждого исполнителя свои распоряжения и осуществляют контроль за их выполнением.
При линейном управлении каждый вышестоящий руководитель является прямым начальником всего нижестоящего персонала, а все нижестоящие работники считаются его подчиненными. Ближайший прямой руководитель называется непосредственным начальником.
Распоряжения отдаются, как правило, по команде «сверху - вниз», то есть проходят через начальников всех уровней управления. «Снизу - вверх» идут доклады о выполнении распоряжений. В виде исключения возможна передача команд и получение соответствующих докладов и минуя промежуточные инстанции - от любого прямого начальника к любому подчиненному и обратно. В этом случае подчиненный обязан выполнить приказание, доложить о его выполнении отдавшему его лицу, а также своему непосредственному начальнику
Однако линейного руководства недостаточно для управления весьма сложным производством, которое требует высококвалифицированного решения множества специальных задач - экономических, конструкторско-технологических, снабженческих и т. д.
Для компетентного выполнения этих задач, обеспечения соответствующих им функций, организуется функциональное управление, которое ведется через отделы и бюро главного механика, главного конструктора, главного технолога, планово-экономический, материально-технического снабжения и др.
Линейное нефункциональное управления представлены на предприятии штатными руководителями и соответствующими подразделениями и работают в тесном взаимодействии. Типичная схема организации этой работы обычно такая. Функциональные отделы и бюро работают при линейном руководителе определенного уровня. Они - его помощники и советчики по специальным вопросам и пользуются его властью для ведения своей работы. Между функциональными подразделениями разного уровня существует линия прямого подчинения. Это дает возможность проводить на предприятии единую политику по специальным вопросам - экономическим, техническим, технологическим и др. Такая система всем достаточно хорошо знакома.
С точки зрения протекания управленческого процесса можно выделить три его возможных типа - целевое, программное и ситуационное управление.
Целевое управление было задумано как постоянно действующая система определения конкретных целей (конечных результатов) для каждого работника предприятия. Формулирование целей должно делаться с максимальной определенностью. Например: «Выпустить новый вид продукции на уровне стандарта № ., отвечающего мировому уровню, к такой-то дате, при себестоимости не более стольких-то рублей». Данная общая цель разделяется на частные цели (подцели), вплоть до каждого рабочего места. Для всех целей устанавливаются сроки достижения, необходимые ресурсы и, что очень важно, количественные показатели, по которым легко проконтролировать, достигнута ли эта цель, а если нет, то что осталось сделать, сколько это потребует времени и других ресурсов.
Расписывая главную цель по ее составляющим, мы как бы выращиваем дерево (так и говорят - «дерево целей»). Главная цель (нулевой уровень) - это основной ствол, первый уровень - ответвления от ствола, второй - ветки, идущие от этих ответвлений, и самый нижний уровень - листья или плоды дерева. Количество уровней может быть различным. Принцип здесь такой - стараться ограничиться необходимым минимумом. Выращивая «дерево целей», нужно иметь в виду следующие, весьма важные для этой работы обстоятельства. Прежде всего цели должны определяться так, чтобы с помощью целей нижнего уровня можно было собрать цель верхнего: «детали», необходимые для такой «сборки», должны быть налицо. Вместе с тем не должно быть ни одной лишней «детали» - цели, которая не используется на верхнем уровне.
Как выбираются цели разных уровней, откуда они берутся? Цель - это желаемый идеал, то целое, что мы в конце концов хотим получить. Выбор цели - чисто человеческое, творческое дело. Вряд ли в обозримом будущем удастся целиком переложить его на компьютер. Определяя цель любого уровня, мы должны умело использовать полученные нами профессиональные знания, собственный и собирательный опыт работы в данной сфере деятельности. Обычно для толкового грамотного человека это не составляет большого труда.