Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек, составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) - задача очень трудоемкая и неэффективная, поэтому сейчас контроль ведется в системе электронного документооборота.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Чувашской Республики, поручения Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, постановления и распоряжения главы администрации города и др.).
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, поступивших из органов исполнительной власти Чувашской Республики, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются главой администрации исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по запросам Государственного Совета Чувашской Республики - не позднее чем через 20 дней со дня получения; по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения; по обращениям граждан, поступившим в администрацию города и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней. Дата исполнения указывается в резолюции главы администрации и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава администрации представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).