Контроль исполнения документов
При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба документационного обеспечения управления напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или администрация города - автор документа. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с главой администрации и управлением делами, отделу организационно-контрольной и кадровой работы все контролируемые документы.
При пересылке документа на исполнение в другую организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
Снятие документа с контроля осуществляет глава администрации или, по его поручению, управление делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Управление делами на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации города и подведомственной сети, с которыми знакомит главу администрации (приложение 10).