Экспертиза ценности и организация хранения документов

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. (приложение 11).

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации города (приложение 14). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно. Согласно положению об экспертной

комиссии, в ее состав входят: начальник управления по работе с документами, начальник архивного отдела, консультант архивного отдела.

По ее результатам составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению. Документы, подлежащие архивному хранению хранятся в архивохранилищах администрации города Новочебоксарска. В настоящее время в администрации имеется 4 архивохранилища (153 кв. м, 40 кв. м, 115 кв. м,308,7 кв. м), в которых хранится 1 452 фонда. Из них постоянного хранения - 3 145дел, по личному составу - 2 358 дел. Архивохранилища отвечают всем необходимым требованиям для обеспечения эффективной сохранности документов администрации города.

Документирование деятельности администрации города Новочебоксарска