Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска

Государственная и муниципальная служба - важнейший механизм государственного управления. В этой сфере заняты миллионы граждан, публичная (в интересах общества) деятельность которых должна быть высокопрофессиональной, эффективной. От того как реализуется государственная политика и организуется управление внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление.

В настоящее время возрастает значимость деятельности государственных служащих, решающих сложные задачи государственного управления. Поэтому обозначенные проблемы, связанные с документированием деятельности государственной службы и управления, приобрели особую актуальность, причем с ними приходится сталкиваться каждому независимо от того, какие задачи и функции он выполняет в учреждениях и организациях России.

Специфика государственной службы, несимметричность служебных отношений и наличие субординации потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).

В дипломной работе рассмотрены теоретические основы документированием деятельности муниципальной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.

Актуальность темы обусловлена современным этапом развития государственного управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.

Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска.

Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:

· проанализировать степень эффективности действующей системы документационного обеспечения управления;

· разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления;

· обосновать необходимость в системе документационного обеспечения управления.

В качестве объекта исследования выбрана Администрация города Новочебоксарска.

Предмет исследования - экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты системы документационного обеспечения управления в Администрации.

Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.

Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом. Нормативно правовой статус и структура администрации прописаны в уставе города Новочебоксарска, также регулируются республиканскими, федеральными и международными нормативно-правовыми актами.

документация организационная распорядительная государственный

Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009)"О муниципальной службе в Российской Федерации". Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003);

Федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008);

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. от 11.12.2002);

часть четвертая ГК РФ;

Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 № 290 "О Федеральном архивном агентстве" (в ред. от 29.05.2008);

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу";

Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Типовая инструкция по делопроизводству);

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003) (далее - Перечень типовых управленческих документов);

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007);

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение о документах и документообороте);

ГОСТ Р 6.30-2003, Р 51141-98, 6.10.4-84

Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 28.03.2008);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ; и др.

Данный вопрос освещен в литературных источниках достаточно полно. Но в данной литературе затронуты лишь некоторые вопросы, связанные с особенностями документирования и организации работы с документами в администрации города.

Достаточно разносторонне исследованы и представлены в печатной литературе системы документации, образующиеся в деятельности государственных и муниципальных органах власти, в учреждениях и организациях различных организационно-правовых форм.

Следует выделить несколько тематических направлений в решении этой важной и актуальной проблемы. Первое направление связано с теоретическими и практическими аспектами управления документацией на общегосударственном и отраслевом уровнях, в пределах отдельной организации. В статьях М.В. Ларина, В.А. Еремченко, Т.В. Кузнецовой, О.Ю. Митченко, О.И. Рыскова, А.Н. Соковой обосновано значение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности. Были проанализированы правовые, экономические, социальные и организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управленияна современном этапе, рассмотрены организационная структура государственного и муниципального управления документацией в Российской Федерации, пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики.

На страницах журнала "Делопроизводство" публиковались материалы, раскрывающие работу служб документационного обеспечения управления органов муниципальной власти: Г.Г. Аралбаева, А.П. Богушов, А.В. Ермолаева, Н.Н. Куняев, О.Ю. Митченко, О.И. Рысков, А.М. Савельев, В.Н. Чернов, Н.С. Федорец.

Глубокую проработку в теоретическом и практическом аспектах получила современная система организационно-правовых и распорядительных документов. В работах А.Г. Морозова рассмотрены признаки и свойства закона как основного источника права и документа, обладающего высшей юридической силой. Автор показал место основных законодательных актов в системе управления обществом, изложил особенности процесса их разработки и оформления.

В цикле статей А.В. Ермолаевой всесторонне проанализированы все виды правовых актов органов власти, дана их сравнительная характеристика. В проблемном плане изложен материал статьи В.Ф. Янковой об изменениях в системе видов распорядительных документов. Автором прослежены тенденции в развитии распорядительных документов.

В первой главе работы описывается организационная структура и функции Администрации. Туда входит нормативно-правовой статус Администрации и анализ нормативно-методических документов регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления.

Во второй главе рассматривается уже практический аспект - технология работы с документами на всех этапах, начиная с приема и первичной обработки, заканчивая организацией хранения.

В третьей главе рассматриваются системы документации: организационная, распорядительная и информационно-справочная. Дается анализ каждой из систем, разбирается составление документов.

Методология исследования базируется на системном подходе к анализу управленческих явлений в практике российских предприятий. Для решения определенных в работе задач использован комплекс методов, существующих в современной науке и позволяющих исследовать эффективность системы управления персоналом. Основными методами исследования для определения эффективности функционирования системы управления персоналом на предприятиях стали экономико-математические и статистические методы, включающие анализ производственных показателей и изучение уровня полезности автоматизации процессов в учреждении методом социологических опросов, анкетирования, тестирования, моделирования ситуаций, методом экспертной оценки. Также используется метод наблюдения за работой специалистов с документами, анализ самих документов.

Методологическая основа данного исследования сформировалась как синтез классических взглядов на вопросы управления (Фр.У. Тейлор, А. Файоль, Э. Мэйо, Д. МакГрегор), современных взглядов на процесс формирования системы документационного обеспечения управления (И.В. Головина, Н.Н. Кушнаренко, М.В. Кирсанова, Т.В. Кузнецова).

И так, четко выделены объект и предмет исследования, обусловлена актуальность. Структура работы исходит из теоретических и методологических основ делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Анализируется литература по организации работы с документами в муниципальных учреждениях.

Организационная структура и функции Администрации города Новочебоксарска

• Нормативно-правовой статус и структура Администрации города Новочебоксарска
• Регламентация деятельности службы ДОУ
• Прием, первичная обработка, регистрация документов
• Контроль исполнения документов
• Формирование и оформление дел
• Экспертиза ценности и организация хранения документов
• Система организационной документации
• Система распорядительной документации
• Система информационно-справочной документации