Система распорядительной документации
Особенностью администрации города является то, что реализация ее функций как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления ведется посредством издания муниципальных правовых актов
главы администрации. По Федеральному закону главой местной администрации может быть либо глава муниципального образования, либо лицо, назначаемое по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности.
Глава местной администрации в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами представительного органа муниципального образования, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.
Постановления и распоряжения главы администрации обеспечивают, с одной стороны, процесс управления городом, а с другой - управление своей внутренней структурой. Иными словами, постановление является "внешним", а распоряжение - "внутренним" документом.
В последние годы наблюдается уменьшение количества принимаемых постановлений. Это можно объяснить действием нового законодательства о местном самоуправлении, которое урегулировало большинство вопросов местного значения, что привело к упорядочению деятельности администрации.
Правовые акты главы администрации занимают особое место в цепочке документов, сопровождающих реализацию той или иной функции администрации. Как правило, они начинают или заканчивают процесс управления в рамках реализации отдельных функций. Как видно, четкого разграничения между данными видами документов на практике не наблюдается. Аналогичная проблема существует и при выборе вида документа, издаваемого высшим должностным лицом и высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ. Несмотря на наличие классификации: постановление - нормативный документ, распоряжение - ненормативный документ, критерий
нормативности не всегда соблюдается. Одна из причин - содержание данных документов может состоять из пунктов как нормативного, так и ненормативного характера. Что касается уровня органов местного самоуправления, то нормативными правовыми актами преимущественно являются решения представительного органа, а постановления и распоряжения главы администрации являются индивидуальными правовыми актами, то есть носят не общеобязательный, а единичный, индивидуальный характер.
В результате смешения применяемых видов документов, издаваемых главой администрации, возникают определенные проблемы на различных стадиях: при подготовке проекта документа, обеспечении рациональной организации комплекса таких документов и формировании информационно-поисковой системы. Для реализации полномочий главы администрации достаточным было бы применение только одного вида документа. Порядок разработки и оформления правовых актов главы администрации закреплен в основном локальном акте, регламентирующем документационное обеспечение деятельности администрации - Инструкции по работе с документами. Следует обратить внимание на название данного документа. В соответствии с применяемой терминологией "организация работы с документами" - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и не предполагает такую стадию как "документирование". В свою очередь под документированием понимают "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Следует констатировать, что создатели рассматриваемой Инструкции не могли обойти этап документирования, и в результате ее содержание оказалось шире, чем это предполагает название. Поскольку и документирование и организация работы с документами содержаться в определении понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления", следовательно, данный организационно-нормативный документ должен называться так, как это
и установлено на общегосударственном уровне. Тем более что в соответствии с федеральным законодательством правила делопроизводства и документооборота, установленные органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.