Система распорядительной документации
В соответствии с Инструкцией в администрации предусмотрены следующие виды бланков: бланк постановления (приложение 16); бланк распоряжения (приложение 17); бланки письма администрации и структурных подразделений администрации города. Существует мнение, что, поскольку постановление (распоряжение) оформляется на бланке, на котором указано наименование юридического лица (администрация города), то и автором этих документов является администрация, а не глава администрации города. Однако ни у кого не вызывает сомнения, кто является автором таких документов, как приказы, которые также оформляются на бланках организации.
Рассмотрим порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений главы администрации. Первая стадия - разработка проекта правового акта, который должен быть оформлен соответствующим образом. Первоначально перед исполнителем стоит задача выбора формы будущего распорядительного акта. Однако, как уже отмечалось, в администрации отсутствует дифференциация вопросов, по которым издаются постановления и распоряжения. Более того, Инструкцией по работе с документами устанавливается единый порядок их подготовки и оформления. Отличительной особенностью является лишь то, что текст распоряжения может не иметь вступительной (констатирующей) части. Таким образом, общность регламентированной технологии разработки также свидетельствует о возможности установления только одного вида документа издаваемого главой администрации.
Проект распорядительного документа печатается на простом листе бумаги с пометкой в правом верхнем углу "проект". На проекте указываются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе, визы согласования. К проекту прилагается лист согласования (или же оформляется на оборотной стороне первого листа проекта).
В верхней части листа согласования располагается информация о том, кто вносит проект и подпись ответственного исполнителя. Визы согласования представлены в табличной форме, которая состоит из граф: "должность, фамилия, имя, отчество руководителя", "дата согласования документа", "подпись руководителя". Применяемая табличная форма визирования проекта документа отличается от установленной стандартом. Кроме того, подобная вертикаль выстраивает определенную иерархию среди лиц, проставляющих визу, занимающих аналогичные должности.
К проекту также прилагается реестр рассылки, который представляет собой список организаций и структурных подразделений, которым необходимо разослать копии распорядительного документа.
В реестре присутствует подпись лица, заполнившего его. Такая подпись подразумевает. Отсутствует конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, в результате чего заголовок грамматически не согласуется с названием документа. (Постановление (о чем?) … вопросы
аппарата администрации города.) Но, пожалуй, самым основным недостатком является тот факт, что данный заголовок не содержит информации о конкретном содержании документа, затрагивающего, скорее всего, организационные вопросы, тем более что "вопросам аппарата администрации города" посвящено значительное количество как постановлений, так и распоряжений. Поэтому в дальнейшем осуществить поиск информации по нужному вопросу из массива документов разного вида, но с аналоичным заголовком - крайне затруднительно.
Не случайно в теории делопроизводства существует классификация документов на "простые" и "сложные". И, независимо от объема и количества пунктов (подпунктов) в тексте распорядительного документа его содержание должно посвящаться только одному вопросу, который и выносится в заголовок. Это позволяет в дальнейшем не только сократить временные затраты на поиск необходимой информации, но и, самое главное, обеспечить эффективный контроль за исполнением документа.
После подписания главой администрации постановления и распоряжения (а также подписанные им служебные письма), регистрируются в отделе делопроизводства. Регистрационный номер постановлений главы администрации состоит из очередного порядкового номера в рамках календарного периода - один год, к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности дополнительно добавляется буква "р", для распоряжений по личному составу - буквы "лс".