Система распорядительной документации
Копии постановления, распоряжения или их размноженные экземпляры заверяются печатью управляющего делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю.
Постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля № 12 или 13 (приложения 16-17) и имеют следующие реквизиты:
наименование администрации города;
наименование вида документа (постановление, распоряжение);
дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера;
заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через один межстрочный интервал:
Об утверждении Регламента работы администрации г. Новочебоксарска
О командировании работников отдела культуры…
Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.
Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст постановления состоит, как правило, из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Постановляющая часть проекта акта начинается словами "постановляю" с двоеточием (без кавычек). При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.
Постановляющая часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований. Постановляющая часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Исполнитель указывается в дательном падеже. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения до конкретных исполнителей.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы администрации и в тексте обязательно делается ссылка на них.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения органа местного самоуправления в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.