Система распорядительной документации
Следует отметить, что в настоящее время данная формулировка широко используется как на федеральном, так и на региональном уровнях. В данном случае речь идет о тиражировании подобной модели. К категории "простых" документов, посвященных одному вопросу (возможно с несколькими аспектами содержания) относится большинство служебных документов. Что касается категории "сложных" документов, т.е., отражающих в своем содержании несколько вопросов, то их количество значительно меньше - это протоколы и распорядительные документы по личному составу.
В информационно-поисковой системе администрации города формулировка "вопросы аппарата администрации города" может присутствовать в классификаторе распорядительных документов, как одно из направлений, по которым может издаваться правовой акт.
Однако проведенный краткий анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно-распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно-нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере ДОУ, а также применяемые технологии и технические средства.
Итак к системе распорядительной документации в администрации относятся постановления, распоряжения и приказы. Рассмотрим каждый из видов документов подробнее.
Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.
Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.
Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы администрации города.
Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании соответствующих представлений, готовятся и оформляются в соответствии с положениями о порядке подготовки и издания правовых актов.
Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов распорядительных документов является обязанностью управляющего делами.
Проекты постановлений, распоряжений и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также управляющем делами и юридической службы. Возражения по проектам постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты постановления, распоряжения, представляемые главе администрации на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. Они печатаются на стандартном бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.
Проекты постановления, распоряжения, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий администрации города и других органов или организаций. Они нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а распоряжения по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.