Система организационной документации
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В современных условиях поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, динамичного развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требованиям и перспективам развития местного самоуправления в России. Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления. Каждое из подразделений администрации осуществляет реализацию определенного вопроса местного значения (промышленность, энергетика, культура, спорт, ЖКХ, социальная сфера и другие) и по каждому направлению создается свой комплекс документов, состав которого различен. Такая документация в совокупности является наиболее крупным информационным ресурсом администрации. Так, например, в Комитете по управлению имуществом специальной документацией являются реестры муниципального нежилого фонда, договор о приватизации имущества; в Комитете по архитектуре и градостроительству - планы застройки, схемы градостроительного планирования и другие.
Определенный состав документов, входящих в данные комплексы, закреплен не только на локальном уровне, но и на федеральном. Это обусловлено тем, что федеральное законодательство регулирует различные сферы деятельности и устанавливает требования по их осуществлению (в том числе и требования по документированию отдельных процессов). Например, Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления" устанавливает вопросы местного значения городского округа, в число которых входит "утверждение генеральных планов городского округа, правил землепользования и застройки, утверждение подготовленной на основе генеральных планов городского округа документации по планировке территории". Однако, несмотря на указание о наличии специальной документации, в законодательстве, как правило, отсутствует регламентация всего состава документов, порядка их разработки и оформления. Эти вопросы должны получать отражение в подзаконных актах, которых в настоящее время недостаточно. В данных условиях органы местного самоуправления и их структурные подразделения самостоятельно разрабатывают и утверждают локальными правовыми актами состав и внешнюю форму документов, сопровождающих тот или иной вид деятельности.
Разработка унифицированных форм документов на уровне функциональных подразделений администрации города положительно влияет как на составление и оформление конкретного вида документа, так и на интеграцию информационных ресурсов в пределах одного органа управления в целом. Однако это не означает, что в другом муниципальном образовании применяется идентичный состав документов, сопровождающий процесс управления муниципальным имуществом, в котором отражены аналогичные этапы и представлена соответствующая информация. Следует констатировать, что в настоящее время вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления решаются каждым муниципальным образованием самостоятельно.