Система организационной документации

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.

Возвращаясь к структуре инструкции по делопроизводству, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.

Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция. Более подробную информацию об оформлении инструкции можно найти в первой части "Система организационно-распорядительной документации" второго раздела "Энциклопедии делопроизводства".

Еще одним нормативным документом является Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Положения об отделах подписываются руководителем отдела и утверждаются главой администрации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование учреждения, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

В заключение хотелось бы отметить, что в организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.п. Проведенный анализ должностной инструкции исполнительного органа позволяет отметить некоторые тенденции. Должностные инструкции, работающих в структурном подразделении, выполняющим функцию службы ДОУ (категория должностей - специалисты; группа должностей - старший, средний, младший), содержат лишь общие положения без механизма их реализации (технологии). Например, используются следующие формулировки: "несет ответственность за осуществление делопроизводства в управлении"; "проводит мониторинг деятельности по вопросам ведения делопроизводства в управлении"; "осуществляет нормативно-правовое обеспечение ведения делопроизводства".