Система организационной документации
В результате возникает следующая проблема: при наличии системности, присущей информационным ресурсам, создаваемым в рамках реализуемых органами местного самоуправления полномочий, отсутствует их целостность и единообразие. Проблема усугубляется значительным количеством сформированных в настоящее время органов местного самоуправления, как на уровне субъекта Российской Федерации, так и Российской Федерации в целом. Решение данной проблемы возможно только на общегосударственном уровне посредством комплексного подхода, обязательным компонентом которого должна стать разработка унифицированных систем документации, отражающих процесс реализации соответствующей функции.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы администрации города (коллегиального органа, структурного подразделения).
Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые главой администрации, или акты, утверждаемые администрацией города. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении администрации города.
Тексты проектов положений, инструкций и правил печатаются на общих бланках администрации города и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту). Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" - содержит основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.
Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.
Касается конкретных видов деятельности и технологии исполнения (что и как делать), они должны получают отражение в обязательном документе, применяемом в настоящее время в системе государственной гражданской службы - должностном регламенте или должностной инструкции, закрепив в нем наряду с другими компетенциями конкретного госслужащего и компетенции в сфере документационного обеспечения управления.
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.