Методические рекомендации по организации корпоративных мероприятий агентства «Стар Концерт»

· Есть ли на месте проведения место для подключения и установки оборудования бизнес - центра?

· Есть ли на месте проведения рекреационная зона (место для активного отдыха, танцев и игр)?

· Необходим ли бизнес-центр? Кто отвечает за его организацию?

· Какое оборудование необходимо?

· Проверить оборудование бизнес - центра (компьютеры, подключение к Интернету, факс, принтер, телефоны, мебель, трибуна, доска для записей, проектор с компьютером, экран, проекционный или плазменный телевизор, оборудование для синхронного перевода, акустика, микрофоны, осветительное оборудование).

· Что уже есть в наличии?

· Кто отвечает за аренду и доставку?

Питание.

· Сколько средств выделяется на питание?

· Кто отвечает за организацию питания? Имена и телефоны.

· Планируется ли выездное или стационарное ресторанное обслуживание (кофе-брейк, фуршет, банкет)?

· Разработка и утверждение меню.

· Кто обслуживает кофе-брейк, фуршет и пр., сервирует стол, закупает продукты? Для кофе-брейка, банкетов, фуршетов необходимо проверить наличие столов, стульев, посуды, скатертей, горячей воды, сахара, чая, кофе, закусок, минеральной воды, соков, алкогольных напитков - количество, наименования.

Развлечения.

· Разработана ли развлекательная программа праздника? Кто за нее отвечает?

· Проверить наличие музыкальных записей и аудио-видео оборудования.

· Проверить наличие необходимого оборудования для организации развлечений (конкурсов, игр, танцев и пр.).

· Будут ли призы?

Организационные вопросы.

· Есть ли список приглашенных?

· Проверены ли все должности, адреса, ФИО, телефоны?

· Изготовлены ли приглашения? Если нет, то кто будет делать?

· Отправлены ли приглашения и когда?

· Подтвердили ли адресаты свою явку?

· VIP-приглашенные? Предусматривается для них отдельные столы (обслуживание)?

· Планируется ли регистрация гостей?

· Необходимы ли бэйджи (именные таблички) для гостей и организаторов?

· Место для регистрации, специальный сотрудник. Кто встречает гостей?

· Как организована охрана мероприятия?

· Как решен вопрос с транспортом? (заказ автобусов, места для парковки личного транспорта). Ответственное лицо.

Информационное освещение мероприятия.

· Планируется ли раздача подарков, информационных материалов (программа, тексты выступлений, сувениры, рекламные проспекты и др.)Степень готовности? Когда они будут раздаваться?

· Будут ли размещены плакаты (афиши) на месте проведения (приветственные, рекламные)

· Необходим ли общественный резонанс, освещение в СМИ?

· Есть ли журналисты в общем списке приглашенных?

· Планируется ли пресс-конференция или брифинг? Кто отвечает за проведение? Есть ли пресс-релиз? Проекты итоговых документов?

· Будут ли дополнительные объявления в СМИ?

· Предусматривается ли видеосъемка, приглашение профессионального фотографа?