Организация работы менеджера
ƩВн=120 мин
ƩГн=400 мин
Произведем расчеты по следующим формулам:
ƩАн/ƩПД*100%=60/480*100%=12,5%
ƩБн/ƩПД*100%=160/480*100%=33%
ƩВн/ ƩПД*100%=120/480*100%=23%
ƩГн/ ƩПД*100%=400/480=83%
) Обработка данных таблицы «Анализ препятствий».
Проанализировав данные таблицы «Анализ препятствий» ,я пришел к такому выводу, что самым длительным было препятствие «задержка в дороге» оно заняло у меня 50 минут рабочего времени. Телефонные разговоры с финансовым директором по сути не являются необходимостью так как не несут каких-либо существенных изменений в работе. Визит начальника отдела кадров был необязательным так кА в мои обязанности не входит рассмотрение и обсуждение кандидатур на какие-либо должности. Чаще всего и без пользы меня отвлекают сотрудники моего отдела, их разговоры не касаются моей непосредственной работы. Во избежание бесполезных трат времени, я могу сократить количество ненужных разговоров с сослуживцами, подчиненными и начальством и сконцентрироваться на предстоящей работе.
) Анализ временных затрат.
Проведя анализ временных затрат я пришел к выводу, что мне следует принять ряд последующих мер:
.Предусматривать резерв времени для непредвиденных ситуаций и препятствий.
.Планировать свой рабочий день заранее.
.Оценивать работу прежде чем приступить к ней.
.Устанавливать приоритетные дела в зависимости от степени их важности.
.Тратить меньше времени на телефонные разговоры и прием посетителей.
.Уделять меньше времени мелким незначительным делам.
.Сократить разговоры на личные темы.
.Использовать современные вспомогательные средства (диктофон, автонабор на телефоне, формуляры и т.д.)
.Иметь систематический осмотр всех задач. которые возникают в сфере моей деятельности.
.Приступить к работе над собой, усовершенствовать навыки, развивать новые идеи.
) Анализ «поглотителей времени»
Таблица 5.1 - Анализ «поглотителей времени»
|
«Поглотитель времени» |
Возможные причины трат времени |
Меры по устранению |
|
Неполадки в работе компьютера |
Устаревшая модель ПК |
Провести переговоры с начальством о необходимости обеспечения офиса современной техникой |
|
Разговоры по телефону |
Низкая сосредоточенность на выполняемой работе |
Повысить концентрацию во время выполнения рабочих заданий |
|
Задержка в дороге |
Перегружена городская дорога |
Планировать выезд заранее. Предусматривать резерв времени на случай проблем на дорогах |
|
Ожидание факса |
Промедление персонала на фирме-поставщика |
Переговоры с директором фирмы о смене контактирующего лица |
|
Ожидание главного бухгалтера |
Отсутствие главного бухгалтера на рабочем месте |
Рассмотреть возможность о планировании встреч заблаговременно, корректировка рабочего графика |
Задание№2: Составление пакета документации
В отдел снабжения поступила служебная записка, в которой в которой содержится просьба закупить цемент. Менеджер по снабжению проводит поиск нескольких фирм, которые занимаются продажей и поставкой цемента. Из нескольких альтернатив выбирает самый выгодный по цене и качеству товара вариант. После этого с выбрано фирмой заключается договор, в котором обязательно указываются условия и сроки поставки товара. после подписания договора у фирмы - поставщика запрашивается счет-фактура, который в обязательном порядке проходит согласование у директора предприятия, финансового директора и главного бухгалтера предприятия. Далее на основании счета - фактуры в бухгалтерии выписывается доверенность на имя менеджера, в которой указывается имя фамилия и паспортные данные ответственного за получение груза, лица. Менеджер при получении товара доверенность передает представителю поставщика в основном это водитель, который доставляет товар, а в замен получает налоговую и расходную накладную. Налоговую накладную менеджер передает в бухгалтерию, а расходную накладную передает принимающему товар, кладовщику. самоменеджмент управление время документация