Организация внутреннего аудита системы качества

Программа каждого конкретного аудита готовится главным аудитором и содержит:

· наименование объекта аудита;

· область аудита (обозначение и код документа, на соответствие которому проводится аудит);

· цель и задачи аудита;

· дата начала и продолжительность аудита;

· список аудитируемой группы;

· общий календарный график работ аудиторской группы;

· перечень документов, на соответствие которым проводится аудит;

· список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.

При подготовке к аудиту члены аудиторской группы должны быть обеспечены всеми необходимыми документами:

· рабочие документы системы качества (руководство по качеству, стандарт предприятия и др.), на соответствие требованиям которых проводится аудит;

· документы, облегчающие обследование объекта аудита (опросные листы, контрольные вопросники, бланки для записей в ходе наблюдений);

· формы, отражающие результаты аудита (форма для протоколирования несоответствий, форма индивидуального отчета).

Осуществление аудита. На данной стадии работ предусматриваются: проведение вводного совещания, обследование объекта аудита, составление заключения о результатах аудита, проведение заключительного совещания.

Независимо от вида и характера объекта обследования при его аудите основными задачами являются:

· подтверждение наличия и доступности всех документов системы качества, обязательных для выполнения в данном подразделении;

· подтверждение соответствия деятельности подразделения и ее результатов запланированным в системе качества мероприятиям;

· подтверждение соответствия знаний и умений сотрудников подразделения установленным требованиям в области качества.

В ходе обследования аудиторы фиксируют выявленные несоответствия. Каждое из значительных несоответствий устанавливается по установленной форме отдельным протоколом. По окончании обследования главный аудитор организует и проводит заключительное совещание с целью доведения до сведения персонала результатов работы. Данные заключительного совещания протоколируются членом аудиторской группы и хранятся в деле об аудите.

Анализ и обобщение результатов аудита. По результатам обследования аудиторы готовят и представляют главному аудитору индивидуальные отчеты в форме коротких заключений. По этим материалам главный аудитор составляет итоговый отчет об аудите, который в общем случае включает:

· наименование аудитирумого подразделения;

· область аудита;

· ФИО главного аудитора;

· ФИО аудиторов;

· количество обнаруженных несоответствий;

· решение о корректирующих действиях;

· заключение (оценку степени адекватности деятельности аудитируемого подразделения требованиям документации системы качества);

· подписи и даты;

· приложения (протоколы о значительных несоответствиях).

Результаты аудита регистрируются в специальном журнале.

Разработка корректирующих действий. Если в ходе обследования объекта аудита обнаруживаются значительные несоответствия, то на каждое из них разрабатываются корректирующие действия. К разработке корректирующих действий, т.е. к анализу причин несоответствия и разработке мер по его устранению, привлекается аудитор, обнаруживший несоответствие. Главный аудитор осуществляет инспекционный контроль, т.е. проверку фактического выполнения корректирующих действий.

В журнале регистрации корректирующих действий фиксируются:

· дата выявления несоответствия;

· описание несоответствия;

· должность и ФИО лица, выявившего несоответствие;

· должность и ФИО лица, ответственного за устранение несоответствия;

· причины несоответствия;

· содержание корректирующего действия;

· планируемые сроки устранения несоответствия;

· отметка об устранении несоответствия;

· необходимость последующего инспекционного контроля и сроки его проведения;

· отметка о закреплении достигнутого результата;

· затраты на разработку и реализацию корректирующих действий.

Материалы аудита служат основой для регулярного анализа и оценивания состояния системы качества со стороны руководства предприятия.

Основными методами работы аудитора являются наблюдение, опрос, доказательство и анализ.

Наблюдение - констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном доказательстве.

Объектами наблюдений в ходе аудита выступают документация, состояние рабочих мест и мест отдыха, технологическое оборудование, контрольно-измерительная аппаратура и испытательное оборудование, поведение сотрудников. Основным средством наблюдения для аудитора является зрительное восприятие.