Специфика деятельности в агентствах по организации праздников

Собираясь сделать праздник интересным и необычным, начинать проработку лучше с создания его общей идеи. Отталкиваясь от идеи, стоит продумать сюжет программной части праздника и общую схему развития событий и только потом начинаете реализовывать идею через конкретные вопросы: выбор площадки, приглашение ведущего, продумывание музыкального сопровождения и конкурсов, подбор артистов и изготовление декораций. Очень важным шагом для компаний - организаторов торжеств, является составление технического задания, или брифа, с описанием всех требований, задач и условий мероприятия. Сама разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей, что занимает у фирмы около двух недель, включая время на обдумывание и утверждение заказчиком. Но если у вас совсем не осталось времени, вы можете воспользоваться одним из готовых типовых сценариев, которые обычно есть у таких компаний.

Кстати, заключая договор с заказчиком, также рекомендуется включать в него пункт об условиях возврата денег при отмене мероприятия по его инициативе и по инициативе организатора мероприятия. Это отнюдь не перестраховка. Возможны самые различные ситуации. Например, если запланирован летний праздник под открытым небом, а по прогнозу - гроза с проливным дождем. На этот случай заказчик может включить пункт об условиях возврата денег, тогда компании- организатору мероприятия необходимо будет отменить праздник и вернуть часть денег. Если такого пункта нет, то придется или проводить мероприятие, невзирая на погодные условия, или переносить его, теряя деньги. Так, при отказе от мероприятия за 20-30 дней принято возвращать около 50 % стоимости мероприятия, 25-30% - при отказе за 7-14 дней, а если отмена праздника происходит за 1-2 дня, то, возврат составит 5-10% вложенной суммы.

Решить все основные организационные вопросы необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени организатор мероприятия должен не только знать, что и где будет происходить, а иметь на руках детально проработанный и утвержденный заказчиком сценарный план. После чего можно готовить и рассылать приглашения. Приглашения - это некая точка в подготовке праздника. После этого можно заниматься только доработкой мелких технических деталей - фонограммами, тезисами речей, репризами, детализацией меню, изготовлением декораций и прочей атрибутики праздника. После рассылки приглашений необходимо сохранить заявленные в них условия, особенно время, место и основное содержание праздника.

Корпоративный праздник может быть: данью традиции; символом достижения важного рубежа в жизни компании; заменой премии сотрудникам; наоборот, признаком заботы и уважения компании к своим работникам; способом сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания; опытом совместного бесконфликтного и продуктивного общения; инструментом для снятия внутрикорпоративных конфликтов; методом проявления творческих сил коллектива; известием о переменах и изменениях; механизмом мотивации и укрепления лояльности; инструментом введения новых элементов корпоративной культуры; знакомством с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании; демонстрацией успеха или стабильности.

Планировать проведение праздников имеет смысл при составлении календаря корпоративных событий или плана работы с персоналом на год. Нужно учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета. Но если вы только предполагаете сам факт проведения праздника и в годовом бюджете определяете примерную для этого сумму, то все детали заранее запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и гонорары артистов в каждом сезоне разные. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость аренды дворцов на новогодний сезон формируются в октябре и, соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни забронировать помещение.

Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого знаменательного события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации придется довольствоваться тем, что осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.