Специфика деятельности в агентствах по организации праздников
Расходная часть праздничного бюджета может состоять из следующих частей:
аренда площадки;
украшения зала;
приглашения (изготовление и расходы по доставке);
еда и напитки;
работа ведущего;
артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;
спецэффекты;
фото- и видеосъемка;
транспортные расходы;
сувениры и подарки;
оплата услуг компании по организации данного корпоративного мероприятия.
Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки, четверть - на аренду, декорации, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.
Организационное обеспечение и контроль над проведением праздника потребует особого внимания. При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка.
Сначала нужно определить цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом - общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.
Первым делом ответственный за мероприятие, должен определить: какие вопросы он может решить самостоятельно (например, найти «площадку» - место для проведения праздника); что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).
Существует несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников. Специализированные агентства - организаторы торжеств.
Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и организации, выполняющие лишь часть работ, например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кейтеринг (англ. cater - поставлять провизию; catering - общественное питание). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий. Например, преимущественно организуют свадьбы.
Компании, работающие «под ключ», могут взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника - от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения до координации выступлений артистов и развоза гостей по домам. Это очень удобно, но покупать непременно все услуги заказчик не обязан, он может выбрать только то, что не в состоянии организовать сам.
Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов, менеджеров. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами. Так, например, работая над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.
Услуги компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму - это зависит от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.
Кстати, разработка концепции праздника, идеи и оригинального сценария практически всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может стоить намного больше.